Kunsten å holde smarte møter

Det er ikke enkelt å være rask og effektiv, og samtidig produsere alt det en trenger.

Møter er noe som ofte kan trekke ut helt uten hensikt. Og mange møtedeltakere kan nok irritere seg over dette. Det er i slike stunder en gjerne spør seg om det ikke finnes bedre måter å holde møter på.

Møter – et nødvendig onde

Noen påstår de liker møter, men de fleste nikker nok gjenkjennende til de nevnte tankene. Det er mange grunner til at et møte kan trekke ut og bli lite effektivt.

Men en av de viktigste grunnene er nok mangel på planlegging. Og da kommer vi inn på møteholder.

Møteholder må mestre kunsten å pakke mest mulig innhold inn på en tidsmessig flate som er overkommelig for folk flest å komme seg gjennom.

Ikke overvurder folk

Om vi skal være litt morsomme kan vi kanskje si at du ikke må overvurdere folk. I betydningen av at du ikke bør legge inn for my informasjon. Eller for lange møter.

Dette er en feil som mange gjør, ikke bare når det gjelder å holde møter, men også konferanser, debatter, forelesninger og foredrag, etc. Problemet er at en vil rekke over så mye. Men et levende publikums interesse kan kun holdes i en viss lang tid tidsmessig.

Det er klare grenser her.

Og kunsten er å holde på oppmerksomheten hele denne tiden, enten det er 40 minutter eller kanskje opptil halvannen time. Det er ikke tilrådelig å la folk sitte mer enn halvannen time i møte, 40 minutter er en langt bedre tidsintervall. Om du har lyst på et halvannentimes møte, prøv likevel å få det ned i 40 minutter. Det er bedre, og sannsynligvis vil taletiden din bli halvannen time om du sikter mot 40 minutter.

Konferanser

Konferanser er utvidete møter, og det samme gjelder her.

Det fine med møter og konferanser er at et godt møte- eller konferansebord automatisk hjelper folks bevissthet om å rettes der det skal. Så sørg for å ha et godt bord. Det kan være formet hvordan som helst, men runde eller ovale bord er kanskje likevel best. Da er alle på bølgelengde.

Det er en grunn til at «rundebordskonferanser» kalles nettopp dette, og at ridderne av det runde bord satt rundt nettopp dette. Men samtidig er det ikke lett å finne runde bord over en viss størrelse. Så møtene dine vanligvis har flere enn åtte til ti stykker er det nok vanskelig å finne et rundt møtebord.

Korthet og saklighet

Et annet poeng for møter så vel som konferanser er at en holder en informativ stil. Vær deg selv, og fokuser på innholdet av det du skal presentere, eller det som skal debatteres. Ikke føl at du trenger å være morsom eller engasjerende på noen som helst måte.

Tro det eller ei, men du kommer langt med bare disse tipsene. De fleste møtestyrere eller foredragsholdere tenker ikke godt nok på dette med tid, oppmerksomhet og begrenset innhold.

Om du klarer å finne en god balansegang er mye gjort.